Integracja z inFakt – automatyczne fakturowanie

Wprowadzenie

Integracja Apartemo z inFakt pozwala na automatyczne przesyłanie faktur za czynsz bezpośrednio do systemu księgowego inFakt. Dzięki temu eliminujesz potrzebę ręcznego przepisywania danych, zachowujesz spójność informacji i oszczędzasz cenny czas.

Korzyści z integracji

Połączenie Apartemo z inFakt daje Ci następujące możliwości:

• Automatyczne tworzenie faktur – każda faktura wygenerowana w Apartemo może być jednym kliknięciem przesłana do inFakt
• Spójność danych – dane najemcy, kwoty i opisy pozycji są przenoszone automatycznie bez ryzyka pomyłek
• Oszczędność czasu – nie musisz logować się do dwóch systemów i ręcznie kopiować informacji
• Gotowość na KSeF – faktury w inFakt mogą być automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur
• Centralizacja księgowości – wszystkie faktury w jednym miejscu dla potrzeb księgowych i rozliczeniowych

Wymagania

Aby skorzystać z integracji, potrzebujesz:

1. Aktywnego konta Apartemo z dostępem do modułu fakturowania
2. Płatnego konta inFakt z aktywnym planem obsługującym funkcję API
3. Klucza API inFakt – wygenerowanego w panelu inFakt

Uwaga: Dostęp do API inFakt jest dostępny w płatnych planach. Sprawdź szczegóły na stronie cennika inFakt.

Krok 1: Generowanie klucza API w inFakt

1.1 Zaloguj się do inFakt

Przejdź na stronę inFakt.pl i zaloguj się do swojego konta przy użyciu adresu e-mail i hasła.

1.2 Otwórz ustawienia

Kliknij ikonę zębatki (⚙️) w prawym górnym rogu ekranu, aby przejść do ustawień konta.

1.3 Przejdź do zakładki API

W menu ustawień znajdź i kliknij zakładkę “API”. To tutaj zarządzasz kluczami dostępu dla zewnętrznych aplikacji.

1.4 Wygeneruj nowy klucz

1. Kliknij przycisk “Wygeneruj nowy klucz”
2. Nadaj kluczowi nazwę identyfikującą jego przeznaczenie, np. “Apartemo” lub “Integracja Apartemo”
3. Kliknij “Zapisz” lub “Generuj”

1.5 Skopiuj klucz API

Po wygenerowaniu zobaczysz długi ciąg znaków – to Twój klucz API. Skopiuj go i zachowaj w bezpiecznym miejscu. Będzie potrzebny w następnym kroku.

Ważne: Klucz API działa jak hasło dostępu do Twojego konta inFakt. Nie udostępniaj go osobom trzecim i przechowuj w bezpiecznym miejscu. Jeśli klucz zostanie skompromitowany, możesz go usunąć i wygenerować nowy w panelu inFakt.

Krok 2: Konfiguracja integracji w Apartemo

2.1 Zaloguj się do Apartemo

Otwórz aplikację Apartemo i zaloguj się do swojego konta.

2.2 Przejdź do Integracji

1. Otwórz menu boczne po lewej stronie
2. Kliknij “Ustawienia”
3. Wybierz zakładkę “Integracje”

2.3 Znajdź sekcję inFakt

Na liście dostępnych integracji znajdź sekcję inFakt. Powinna zawierać logo inFakt oraz przycisk “Połącz” lub “Konfiguruj”.

2.4 Wprowadź klucz API

1. Kliknij przycisk “Połącz” lub “Konfiguruj”
2. W polu “Klucz API” wklej wcześniej skopiowany klucz z inFakt
3. Kliknij “Zapisz” lub “Połącz”

2.5 Weryfikacja połączenia

System Apartemo automatycznie zweryfikuje połączenie z inFakt. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie, zobaczysz:

• Status “Połączono” lub zielony wskaźnik aktywnej integracji
• Informację o dacie ostatniej synchronizacji
• Opcje dodatkowej konfiguracji (jeśli dostępne)

Jeśli pojawi się błąd, sprawdź czy:

• Klucz API został skopiowany poprawnie (bez dodatkowych spacji)
• Twoje konto inFakt ma aktywny plan z dostępem do API
• Klucz nie został usunięty lub zablokowany w panelu inFakt

Krok 3: Wysyłanie faktur do inFakt

Po skonfigurowaniu integracji możesz rozpocząć automatyczne przesyłanie faktur.

3.1 Przejdź do faktury

1. Otwórz sekcję “Najmy” w menu bocznym
2. Wybierz umowę najmu
3. Przejdź do zakładki “Dokumenty Sprzedaży”
4. Kliknij wybraną fakturę, aby otworzyć jej szczegóły

Alternatywnie, jeśli masz bezpośredni dostęp do listy faktur:

1. Otwórz sekcję “Faktury” w menu głównym
2. Znajdź i kliknij fakturę, którą chcesz przesłać

3.2 Wyślij fakturę do inFakt

Na ekranie szczegółów faktury znajdź i kliknij przycisk “Wyślij do inFakt” lub “Eksportuj do inFakt”.

3.3 Potwierdzenie wysyłki

W ciągu kilku sekund:

• Faktura zostanie utworzona w Twoim koncie inFakt
• Zobaczysz komunikat potwierdzający pomyślne przesłanie
• Na fakturze w Apartemo pojawi się informacja o wysłaniu do inFakt

3.4 Sprawdź fakturę w inFakt

Zaloguj się do panelu inFakt i sprawdź, czy faktura została poprawnie utworzona. Powinna zawierać:

• Dane najemcy (nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP jeśli dostępny)
• Pozycje faktury (czynsz, opłaty dodatkowe)
• Kwoty netto, VAT i brutto
• Termin płatności
• Numer faktury zgodny z numeracją w Apartemo

Automatyzacja i dobre praktyki

Regularne wysyłanie faktur

Aby maksymalnie wykorzystać integrację:

1. Ustaw harmonogram – wysyłaj faktury do inFakt regularnie, np. raz w tygodniu lub tuż po wygenerowaniu
2. Weryfikuj dane – przed wysłaniem upewnij się, że dane najemcy są kompletne i poprawne
3. Sprawdzaj synchronizację – okresowo weryfikuj czy faktury w obu systemach są zgodne

Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Jeśli korzystasz z KSeF w inFakt:

1. Skonfiguruj automatyczne wysyłanie do KSeF w ustawieniach inFakt
2. Faktury przesłane z Apartemo będą automatycznie trafiać do KSeF zgodnie z Twoimi ustawieniami
3. Monitoruj status wysyłki KSeF bezpośrednio w panelu inFakt

Zarządzanie błędami

Jeśli faktura nie zostanie przesłana:

1. Sprawdź komunikat błędu w Apartemo
2. Upewnij się, że integracja jest nadal aktywna (sprawdź status w Ustawieniach → Integracje)
3. Zweryfikuj czy klucz API nie został usunięty w inFakt
4. Sprawdź czy na fakturze są wszystkie wymagane dane (np. stawka VAT)
5. Spróbuj ponownie wysłać fakturę

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę mieć płatne konto inFakt?

Tak. Dostęp do API inFakt wymaga aktywnego płatnego planu z funkcją API. Sprawdź cennik inFakt, aby wybrać odpowiedni plan dla swojej działalności.

Czy faktury są automatycznie wysyłane do KSeF?

Jeśli masz aktywną integrację z KSeF w ustawieniach inFakt, faktury przesłane z Apartemo będą automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z Twoimi preferencjami.

Czy mogę edytować fakturę po przesłaniu do inFakt?

Tak. Po przesłaniu faktura znajduje się na Twoim koncie inFakt jako niezależny dokument. Możesz ją edytować, wysłać do klienta, anulować lub skorygować – tak jak każdą inną fakturę w systemie inFakt.

Co jeśli zmienię dane na fakturze w Apartemo po wysłaniu?

Zmiany wprowadzone w Apartemo po wysłaniu faktury do inFakt nie są automatycznie synchronizowane. Jeśli musisz wprowadzić korektę:

• Zrób to bezpośrednio w panelu inFakt, lub
• Anuluj fakturę w inFakt i wyślij poprawioną wersję z Apartemo ponownie

Czy mogę wysłać tę samą fakturę wielokrotnie?

Nie zalecamy wielokrotnego wysyłania tej samej faktury, ponieważ w inFakt utworzą się duplikaty. Jeśli potrzebujesz zaktualizować fakturę, edytuj ją bezpośrednio w inFakt lub usuń starą wersję przed wysłaniem nowej.

Czy integracja działa z fakturami kosztowymi?

Obecnie integracja obsługuje wyłącznie faktury sprzedażowe (faktury za czynsz wystawiane najemcom). Obsługa faktur kosztowych (wydatków związanych z nieruchomością) jest planowana w przyszłych aktualizacjach.

Czy dane najemców są bezpiecznie przesyłane?

Tak. Połączenie między Apartemo a inFakt odbywa się za pomocą szyfrowanego protokołu HTTPS. Klucz API jest przechowywany w bezpieczny sposób i nie jest udostępniany osobom trzecim.

Co się stanie, jeśli usunę klucz API w inFakt?

Jeśli usuniesz klucz API w panelu inFakt, integracja przestanie działać. Faktury nie będą mogły być wysyłane do inFakt do momentu wygenerowania i skonfigurowania nowego klucza w ustawieniach Apartemo.

Czy mogę mieć wiele integracji inFakt dla różnych kont?

Jedno konto Apartemo może być połączone tylko z jednym kontem inFakt jednocześnie. Jeśli zarządzasz wieloma podmiotami, rozważ użycie oddzielnych kont Apartemo lub kontaktuj się z naszym zespołem wsparcia w sprawie rozwiązań dla większych organizacji.

Podsumowanie

Integracja Apartemo z inFakt to potężne narzędzie automatyzujące proces fakturowania najmu. Dzięki kilku prostym krokom możesz wyeliminować ręczne przepisywanie danych, zredukować ryzyko błędów i zaoszczędzić cenny czas na zarządzaniu swoimi nieruchomościami.