Opłaty licznikowe pozwalają na automatyczne rozliczanie zużycia mediów (prąd, woda, gaz) na podstawie wskazań liczników. W tym przewodniku pokażemy Ci, jak dodać nową opłatę licznikową do umowy najmu i przypisać do niej licznik.

Krok 1: Przejdź do sekcji Najmy

Zaloguj się do systemu i z menu po lewej stronie wybierz sekcję “Najmy”, aby zarządzać umowami najmu.

Krok 2: Wybierz umowę najmu

Kliknij w konkretną umowę najmu, do której chcesz dodać opłatę licznikową, aby wyświetlić jej szczegóły.

Krok 3: Przejdź do zakładki Opłaty

W szczegółach umowy przejdź do zakładki “Opłaty”, gdzie możesz przeglądać i zarządzać wszystkimi opłatami powiązanymi z tą umową.

Krok 4: Dodaj nową opłatę

Kliknij przycisk “Dodaj opłatę”, aby rozpocząć tworzenie nowej opłaty licznikowej.

Krok 5: Wprowadź nazwę opłaty

W wyznaczonym polu wpisz nazwę opłaty, np. “Energia elektryczna”, “Woda zimna”, “Gaz ziemny”.

Krok 6: Wybierz typ opłaty “Licznikowa”

Z listy rozwijanej wybierz typ opłaty “Licznikowa”. Ten typ umożliwia automatyczne rozliczanie na podstawie wskazań licznika.

Krok 7: Włącz opłatę jako aktywną

Przełącz przycisk “Aktywna”, aby opłata była automatycznie uwzględniana w comiesięcznych rozliczeniach.

Krok 8: Wprowadź wartość procentową (opcjonalnie)

Jeśli opłata wymaga zastosowania współczynnika procentowego (np. w przypadku rozliczeń proporcjonalnych), wprowadź odpowiednią wartość.

Krok 9: Ustaw okres rozliczeniowy

Określ co ile miesięcy opłata ma być naliczana (zazwyczaj 1 dla rozliczeń miesięcznych).

Krok 10: Wybierz dzień rozliczenia w miesiącu

Ustaw konkretny dzień miesiąca, w którym opłata ma być generowana (np. 1 dla pierwszego dnia miesiąca).

Krok 11: Skonfiguruj stawkę VAT

Wybierz odpowiednią stawkę VAT dla tej opłaty z listy rozwijanej (np. 23%, 8%, 0%, zwolnione).

Krok 12: Przypisz licznik

W sekcji licznika wybierz z listy rozwijanej konkretny licznik, który ma być powiązany z tą opłatą.

Krok 13: Zapisz i zamknij

Kliknij przycisk “Zapisz i zamknij”, aby zachować konfigurację opłaty i wrócić do listy opłat w umowie.

Krok 14: Sprawdź dodaną opłatę

Opłata licznikowa została pomyślnie dodana do umowy najmu. Możesz ją teraz zobaczyć na liście opłat.

Krok 15: Zweryfikuj przypisany licznik

Możesz sprawdzić szczegóły przypisanego licznika, wybierając go z listy dostępnych liczników.

Czym są opłaty licznikowe?

Opłaty licznikowe to rodzaj opłat w systemie Apartemo, które automatycznie naliczają koszty na podstawie rzeczywistego zużycia mediów. System:

Śledzi odczyty liczników w czasie
Oblicza różnicę między odczytami (zużycie)
Mnoży zużycie przez stawkę z taryfy
Generuje faktury z dokładnymi kwotami

Parametry opłaty licznikowej

Nazwa opłaty

Czytelna nazwa ułatwiająca identyfikację (pojawi się na fakturach i w raportach).

Typ: Licznikowa

W odróżnieniu od opłat stałych, opłaty licznikowe są zmienne i zależą od zużycia.

Status: Aktywna/Nieaktywna

Tylko aktywne opłaty są uwzględniane w automatycznych rozliczeniach.

Wartość procentowa

Opcjonalny współczynnik do rozliczeń proporcjonalnych (np. 50% dla dwóch najemców).

Okres rozliczeniowy

Określa częstotliwość generowania opłat (zazwyczaj co 1 miesiąc).

Dzień rozliczenia

Konkretny dzień miesiąca, kiedy system ma generować opłatę.

Stawka VAT

Stawka podatku VAT zgodna z przepisami dla danego rodzaju usługi.

Przypisany licznik

Fizyczny licznik, z którego odczyty będą podstawą do rozliczeń.

Zarządzanie opłatami licznikowymi

Edycja opłaty

Przejdź do Najmy → wybierz umowę → zakładka Opłaty
Kliknij w opłatę, którą chcesz edytować
Wprowadź zmiany i zapisz

Dezaktywacja opłaty

Jeśli opłata ma przestać być naliczana (np. najemca sam opłaca prąd), ustaw status na Nieaktywna zamiast usuwać – zachowasz historię.

Zmiana licznika

Jeśli licznik został wymieniony:

Odznacz starą opłatę jako nieaktywną (z datą końcową)
Utwórz nową opłatę z nowym licznikiem (z datą początkową)

Dodanie kolejnych liczników

Jedna umowa może mieć wiele opłat licznikowych – dodaj osobną opłatę dla każdego medium (prąd, woda zimna, woda ciepła, gaz).

Jak działa automatyczne rozliczanie?

Wprowadzasz odczyt – np. 1. dnia miesiąca odczytujesz licznik: 1250 kWh
System oblicza zużycie – poprzedni odczyt: 1150 kWh, zużycie: 100 kWh
Pobiera taryfę – np. 0,80 zł/kWh z przypisanej taryfy licznika
Kalkuluje koszt – 100 kWh × 0,80 zł = 80 zł netto
Dodaje VAT – 80 zł + 23% = 98,40 zł brutto
Generuje fakturę – automatycznie lub na żądanie

Najlepsze praktyki

Jedna opłata = jeden licznik – nie łącz różnych mediów w jednej opłacie
Konsekwentne nazewnictwo – używaj jasnych nazw jak “Energia elektryczna”, nie “Opłata 1”
Regularnie wprowadzaj odczyty – najlepiej tego samego dnia każdego miesiąca
Sprawdzaj taryfy – upewnij się, że licznik ma przypisaną aktualną taryfę z cenami
Ustawiaj daty – przy zmianach liczników używaj dat początku/końca dla czystej historii
Testuj przed uruchomieniem – zrób testowe rozliczenie, aby sprawdzić poprawność stawek

Rozwiązywanie problemów

Opłata nie pojawia się na fakturze:

Sprawdź, czy opłata jest aktywna
Zweryfikuj, czy dzień rozliczenia już minął
Upewnij się, że licznik ma wprowadzony aktualny odczyt

Nieprawidłowa kwota:

Sprawdź stawkę w taryfie przypisanej do licznika
Zweryfikuj wartość procentową (czy nie jest przypadkiem 50% zamiast 100%)
Sprawdź odczyty – mogły być wprowadzone błędnie

Nie mogę przypisać licznika:

Licznik musi już istnieć w systemie – dodaj go najpierw w sekcji Liczniki
Licznik musi być powiązany z lokalem z umowy najmu
Sprawdź, czy licznik nie jest już przypisany do innej opłaty w tej samej umowie

Podsumowanie

Gratulacje! Właśnie nauczyłeś się dodawać opłaty licznikowe do umów najmu w systemie Apartemo. Dzięki tej funkcjonalności:

Rozliczasz media według rzeczywistego zużycia
Automatyzujesz proces fakturowania
Eliminujesz błędy w kalkulacjach
Zapewniasz transparentność wobec najemców
Oszczędzasz czas na comiesięcznych rozliczeniach

Opłaty licznikowe to fundament uczciwego i przejrzystego rozliczania kosztów mediów z najemcami.

Jak dodać opłatę licznikową i przypisać licznik do umowy najmu